Handleiding subsidieaanvragen

Handleiding voor het aanvragen van
subsidie bij de gemeente Goes

1. Doelstelling

Deze handleiding is bedoeld voor aanvrager van subsidie bij het college van de gemeente Goes. Door de handleiding te lezen moet duidelijk zijn hoe een aanvraag moet worden ingediend, wat in de subsidieaanvraag moet staan en welke bijlagen moeten worden ingediend.

2. Juridisch kader

Voor de gemeente Goes is het wettelijke voorschrift waarop subsidie kan worden aangevraagd de Algemene subsidieverordening of een van de drie onderstaande subsidieverordeningen die speciaal voor een bepaald onderwerp zijn vastgesteld.

Op de website van de gemeente Goes en op www.overheid.nl zijn deze verordeningen raadpleegbaar. In deze verordeningen heeft de gemeenteraad aan het college de bevoegdheid overgedragen om binnen de kaders van de verordening subsidie te verlenen. Op grond van de Algemene subsidieverordening gemeente Goes 2011 zijn door het college de nadere
subsidieregels vastgesteld. In 2020 worden deze geactualiseerd en aangevuld.
De culturele raad is een bestuurscommissie die zelfstandig bevoegd is om subsidie toe te kennen. Hiervoor heeft de culturele raad een eigen subsidieverordening vastgesteld. Deze subsidie valt buiten deze handleiding.

3. Wat is subsidie?

Definitie

In de Algemene wet bestuursrecht is in artikel 4:21 lid 1 de definitie van subsidie opgenomen. Deze luidt als volgt: “Onder subsidie wordt verstaan: de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor het aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten.”

Aanspraak

Subsidie is een aanspraak op geld. Als een instelling de in de aanvraag opgegeven activiteit niet uitvoert, wat niet verplicht is, dan vervalt deze aanspraak. Als het toegekende subsidiebedrag al is betaald dan is de betaling onverschuldigd gedaan en moet het bedrag terugbetaald worden.

Financiële middelen

Een subsidie is dus een aanspraak op financiële middelen. Geld dus. Als zaken voor een instelling geregeld worden zonder dat er geld wordt overgemaakt dan is er geen sprake van subsidie.

Bestuursorgaan verstrekt

Het gaat om geld door het bestuursorgaan verstrekt. In de subsidieverordeningen is bepaald dat het college subsidie kan verstrekken.

Activiteiten van de aanvrager

Subsidie wordt verstrekt voor activiteiten van de aanvrager. Het initiatief om uiteindelijk subsidie te krijgen, ligt bij de aanvrager. Deze moet een aanvraag met alle daarbij behorende bijlagen indienen. In deze aanvraag moet de activiteit duidelijk aangegeven zijn. Voor die activiteit kan subsidie worden
verstrekt. Wordt de subsidie verstrekt dan mag de instelling het geld alleen voor die activiteit gebruiken.

Betalingen voor goederen of diensten

Als de gemeente een overeenkomst sluit en daardoor de overeengekomen prijs verschuldigd is, dan is er geen sprake van subsidie. Ook het afnemen van diensten is geen subsidie. Het komt ook voor dat het onderscheid tussen een privaatrechtelijke overkomst of een publiekrechtelijke subsidie minder duidelijk is. Daarom zijn hieronder aanwijzingen opgenomen die kunnen helpen om het onderscheid te kunnen maken.

BTW

Een verstrekte subsidie is in de regel vrij van BTW.

4. Subsidieaanvraag

Aanvraag

De instelling die subsidie wenst te ontvangen, moet tijdig en voorafgaand aan de activiteit een aanvraag bij het college indienen. Dit is in de wet en in de subsidieverordening bepaald. Dus zonder aanvraag kan er geen subsidie worden verstrekt. Ook het achteraf verstrekken van subsidie is in strijd
met de wet. Dit kan dus niet.

Indieningstermijn

In de subsidieverordening is een termijn opgenomen waarvoor de aanvraag moet zijn ingediend. Is de aanvraag niet op tijd verzonden, dan vervalt het recht op subsidie. De subsidie moet dan geweigerd worden. Het gaat om de verzendtheorie, dit betekent dat de aanvrager binnen de termijn
zijn aanvraag verstuurd moet hebben. In de verordening staat dat een aanvraag voor 15 september moet zijn ingediend. Is de subsidieaanvraag voor 15 september via de post, voor de laatste lichting, aangeboden dan is deze nog op tijd. Ook al wordt deze op 16 september ontvangen. Is de
subsidieaanvraag op 15 september aan de post aangeboden, dan is de aanvraag te laat ingediend.

Aanvraagformulier

Door het college zijn aanvraagformulieren vastgesteld waarmee subsidie aangevraagd kan worden. Hier moet u gebruik van maken. De aanvraagformulieren staan op de website van de gemeente
Goes.

Aanvullende gegevens

Het formulier moet, indien van toepassing, volledig worden ingevuld en alle vereiste bijlagen moeten ingediend worden. Bij een subsidieaanvraag moeten in ieder geval onderstaande gegevens zijn ingediend:
a. een beschrijving van de activiteiten en welke doelstellingen met de subsidie gerealiseerd
worden;
b. een actueel (max. 3 maanden oud) uittreksel van de Kamer van Koophandel;
c. een begroting voor het komende subsidiejaar;
d. de rekening van het afgelopen subsidiejaar;
e. de stand van alle reserves en voorzieningen;
f. Indien sprake van een eerste aanvraag: statuten.

Het college kan in de nadere regels subsidie bepalen dat voor bepaalde subsidies meer of minder gegevens overgelegd moeten worden. Hierop moet je dus alert zijn. Niet alleen moeten alle bijlagen ingediend zijn, ze moeten ook alle gewenste informatie bevatten. In de begroting moet aangegeven zijn of er reserves en voorzieningen zijn.

Omschrijving van activiteit

In de aanvraag om subsidie moet de activiteit waarvoor subsidie wordt gevraagd, helder en concreet beschreven zijn. Zonder meer moet duidelijk zijn voor welke activiteit de subsidie wordt verstrekt.

Maatschappelijk belang

Er wordt subsidie voor een activiteit verleend omdat de beoogde activiteit maatschappelijk relevant is en het bestuur het belangrijk vindt dat de activiteit wordt uitgevoerd. Uit de aanvraag moet duidelijk blijken waaruit deze maatschappelijke relevantie bestaat en welke effect de gesubsidieerde
activiteit daarop heeft.

Rechtspersoon

Degene die een subsidieaanvraag indient, moet een rechtspersoon zijn. Veelal is dit een stichting of vereniging. Het is niet de bedoeling dat we grote bedragen overmaken op de rekening van een natuurlijk persoon. Om deze reden moet een actueel uittreksel van de Kamer van Koophandel bij de
subsidieaanvraag zitten. Op grond van de Algemene subsidieverordening 2020 is dit jaarlijks verplicht. Bij subsidieverlening tot maximaal € 5.000 kan hiervan worden afgeweken als de aanvrager geen rechtspersoon is.

100% subsidieverlening

In beginsel is subsidieverlening een bijdrage in de kosten om een activiteit mogelijk te maken.

Reserves

Bij de subsidieaanvraag moet informatie worden verstrekt over de financiële situatie via een begroting voor het komende jaar en de jaarstukken van het voorgaande jaar. Dit is nodig om vast te kunnen stellen of aanvrager de subsidie echt nodig heeft om de activiteit uit te kunnen voeren. Indien aanvrager over voldoende middelen beschikt om hieruit alle kosten of een deel van de kosten van de aangevraagde activiteit te kunnen voldoen, is subsidieverlening immers niet nodig. Wel mag aanvrager beschikken over reserves om onvoorziene uitgaven te kunnen betalen of om fluctuaties tussen de jaren op te kunnen vangen. De algemene reserve mag niet hoger zijn dan 5% de exploitatie-uitgaven, waarbij een basisbedrag van € 5.000 is toegestaan.

Voorzieningen

Voor voorzienbare grote uitgaven, zoals groot onderhoud aan een eigen pand, vervanging van een vrachtauto, kostbare materialen en computers (incl. software) moet vooraf een voorziening worden gevormd. Het is immers niet wenselijk dat deze hoge kosten ten laste komen van de exploitatie in
één bepaald jaar. De instelling moet dus vooraf ieder jaar een bepaald bedrag in de voorziening storten (dotatie) om in het geplande jaar de grote uitgave te kunnen doen.

Voorbeeld

Een instelling beschikt over een voertuig. Deze is vier jaar oud en de schatting is dat deze nog 8 jaar mee gaat. Na 8 jaar moet dus een ander voertuig worden aangeschaft. Dit is voor de stichting een voorzienbare forse
uitgave die niet ten laste moet komen van de exploitatie in het jaar van de vervanging. Hiervoor moet de stichting dus een voorziening treffen en ieder jaar een bedrag doteren in de voorziening voor dit doel. Dit jaarlijkse bedrag komt wel ten laste van de jaarlijkse exploitatie. Dit bedrag staat op de jaarlijkse begroting en rekening. De hoogte van de voorziening staat op de balans.

Subsidieplafond

Het college kan voor ieder jaar een plafond vaststellen voor subsidies, dit per beleidsonderwerp. Het plafond is het budget dat voor de bepaalde periode maximaal beschikbaar is. Het college moet het subsidieplafond wel ieder jaar vaststellen en elektronisch bekendmaken (zie hieronder). In de
bekendmaking moet worden aangegeven welke bedragen voor welke beleidsonderwerpen beschikbaar zijn en hoe de verdeling van de subsidie binnen het plafond plaatsvindt. Dit mag ook in de nadere regeling bepaald zijn als deze bekend zijn gemaakt en dus algemeen toegankelijk zijn. Als
een aanvraag ontvangen wordt waardoor bij toekenning het plafond wordt overschreden, dan is dit een weigeringsgrond.

Begrotingsvoorbehoud

Indien subsidie wordt verstrekt voor een periode waarvoor de begroting door de raad nog niet is vastgesteld, dan wordt deze verleend onder de voorwaarde dat voldoende middelen door de raad beschikbaar worden gesteld. Dit zal dan ook in de subsidiebeschikking worden vermeld.

Subsidieregister

Ieder jaar worden alle subsidieaanvragen en -besluiten daarop, opgenomen in een subsidieregister. Dit register is openbaar en kan geraadpleegd worden op de website van de gemeente Goes.

Maximaal toe te kennen bedrag

Er kan nooit een hoger subsidiebedrag worden verleend dan door de aanvrager is gevraagd in zijn aanvraag om subsidie.

Verlenen en vaststellen subsidie

Er is een verschil tussen subsidieverlening en subsidievaststelling. Bij de verlening wordt een subsidiebedrag toegezegd, de exacte hoogte van de subsidie wordt dan later vastgesteld nadien de aanvraag tot vaststelling is ingediend. Om de administratieve lasten voor aanvrager en verlener te
verminderen is bepaald dat subsidie tot maximaal € 5.000 wordt verleend en ook direct wordt vastgesteld. Aanvrager hoeft in dat geval achteraf geen verantwoording af te leggen. Ieder jaar worden een aantal steekproeven gedaan om te controleren of aanvrager heeft uitgevoerd wat is aangevraagd.

Verantwoording

Als het subsidiebedrag dat verleend is meer bedraagt dan € 5.000, moet na afloop van de subsidieperiode een aanvraag tot vaststelling van de subsidie worden ingediend. Bij een aanvraag tot vaststelling horen ook stukken die hiervoor nodig zijn, zoals een overzicht van de activiteiten die
verricht zijn, een inhoudelijk verslag van de doelstellingen die met de gesubsidieerde activiteiten zijn bereikt en een financieel verslag van alle uitgaven en inkomsten. De verantwoording kan gelijktijdig ingediend worden met de subsidie voor het komende begrotingsjaar. Zowel voor de verantwoording als de nieuwe subsidie kan het algemene aanvraagformulier jaarlijkse subsidie worden ingevuld.

Accountantsverklaring incl. verslag van bevindingen

Vanaf een subsidiebedrag van € 50.000 moet ook een accountsverklaring worden ingediend, inclusief het verslag van bevindingen van de accountant. Dit verslag is belangrijk en moet dus altijd door subsidieontvanger overgelegd worden. Het college heeft het recht om op eigen kosten een review te laten uitvoeren door de accountant van de gemeente Goes. Niet uitgegeven of niet correct bestede subsidie moet worden terugbetaald. Dit bedrag kan ook verrekend worden met de subsidie voor het komende jaar. De subsidie wordt uiteindelijk definitief vastgesteld na ontvangst en inhoudelijke beoordeling van de aanvraag tot vaststelling. De vaststelling wordt in een subsidiebeschikking bekendgemaakt.

Betaling

De betaling van een subsidie geschiedt binnen zes weken na verzending van de subsidiebeschikking. Subsidie tot en met € 50.000 wordt in één keer uitbetaald. Subsidie boven dit bedrag wordt uitbetaald in vier gelijke termijnen (per kwartaal).

Hardheidsclausule

In bijzondere situaties kan het college afwijken van de regels die door de raad in deze verordening zijn vastgesteld. Hiervoor gelden wel twee voorwaarden. De situatie die optreedt moet onvoorzien zijn en de uitkomst moet onbillijk zijn. Onvoorzien betekent dat de situatie van tevoren niet bekend is, anders was hiervoor immers een regeling getroffen in de verordening. Het te laat indienen van een aanvraag is dus niet onvoorzien. De datum hiervoor is immers bekend, deze is in de verordening opgenomen. Onbillijk wil zeggen dat de uitkomst nooit zo bedoeld is en ook niet redelijk is.

5. Subsidie niet in behandeling nemen of weigeren

Te laat ingediend

Is een aanvraag na 15 september ingediend dan is deze te laat. Hierbij geldt de verzendtheorie. Heeft de aanvrager zijn subsidieaanvraag voor 15 september op de post gedaan, via de email verstuurd of hier in de brievenbus gedaan, dan is deze nog op tijd. Als de aanvraag op 16 september in het
stadskantoor wordt afgegeven dan is deze te laat ingediend. Verzender is verantwoordelijk voor deze wijze van verzenden. Wil aanvrager op 14 september om 23:55 uur via de mail de subsidieaanvraag versturen en werkt de mail niet, dan zijn de gevolgen voor aanvrager.

Subsidieplafond

Als een aanvraag ontvangen wordt waardoor bij toekenning het plafond wordt overschreden, dan is dit een weigeringsgrond.

Overige weigeringsgronden

In artikel 7 van de Algemene subsidieverordening gemeente Goes 2020 zijn tien weigeringsgronden opgenomen. Is één of meerdere gronden van toepassing op de ingediende aanvraag dan moet deze worden geweigerd. Hieronder worden alle weigeringsgronden behandeld.

Rechtspersoon

Aanvrager moet een rechtspersoon zijn met volledige rechtsbevoegdheid, die zich zonder winstoogmerk als hoofddoel stelt de behartiging van de belangen van één of meer beleidsprogramma’s van de gemeente Goes. Voor subsidies tot € 5.000 kan van de eis van rechtspersoonlijkheid worden afgeweken als deze voorwaarde voor de aard van de activiteit niet noodzakelijk is en dit voor de aanvrager onredelijk bezwarend is.

Voorbeeld: Een bewoner uit een wijk in Goes vraagt namens alle bewoners van deze straat een subsidie van € 300 aan om een straatbarbecue te houden. Dit om leefbaarheid in de straat te verbeteren. De totale kosten bedragen
€ 600. Aanvrager is geen rechtspersoon maar het gevraagde bedrag ligt onder het drempelbedrag van € 5.000. Voor dit lage bedrag kan ook niet verlangd worden dat de bewoners uit de straat een stichting oprichten. Dit gaat veel te ver en dient geen enkel doel.

Voldoende eigen reserves

De aanvrager die over voldoende middelen beschikt of kan beschikken om hieruit de kosten van de activiteit te voldoen heeft geen recht op subsidie. Hier is in ieder geval sprake van indien aanvrager beschikt over een algemene die meer bedraagt dan 5% van de exploitatie-uitgaven, dit met uitzondering van een toelaatbaar drempelbedrag van € 5.000.

Voorbeeld

Een instelling vraagt een subsidie aan van € 10.000. De totale begroting bedraagt € 20.000. Uit de laatst vastgestelde jaarrekening blijkt dat de reserves opgeteld € 7.500 bedragen. In dit geval is 5% van de ingediende
exploitatiebegroting € 800. De reserve is hoger dan dit percentage. Ook is de reserve hoger dan het drempelbedrag van € 5.000. Het gevolg is dat de instelling het bedrag aan reserve dat hoger is dan de drempel in moet zetten voor de exploitatie. In dit geval dus € 2.500. Het college moet dan besluit om niet € 10.000 maar € 7.500 aan subsidie toe te kennen.

Bestaande voorziening

Er bestaat geen recht op subsidie als voor de activiteit een bestaande voorziening bestaat en hiervan gebruik kan worden gemaakt. Als een instelling voor bepaalde activiteiten kosten kan declareren of gebruik kan maken van een landelijk fonds, dan kan hiervoor niet ook nog subsidie worden gevraagd. Dit wil overigens niet zeggen dat mede subsidiëren niet mogelijk is. Integendeel. Het komt vaak voor de andere gemeenten of de provincie ook voor dezelfde activiteit subsidie verstrekken.

Voorbeelden

Een instelling vraagt subsidie aan om taalachterstand bij Goese inwoners aan te pakken. Bestaat hiervoor een landelijk fonds, dan moet aanvrager hierop een beroep doen. De VVV Zeeland wil het fietstoerisme bevorderen door meer routebordjes langs fietspaden te plaatsen. De VVV Zeeland wil dit ook in de gemeente Goes doen. Het college van gedeputeerde staten en van de gemeente Goes subsidiëren beiden hetzelfde bedrag aan de VVV Zeeland om dit in Goes mogelijk te maken.

Bedrag onder drempel

Als de gevraagde subsidie minder bedraagt dan € 250 dan wordt de subsidie geweigerd. De reden hiervoor is dat subsidie verlenen de organisatie tijd en dus geld kost. Als een subsidie van € 100 wordt toegekend, dan kost dit de gemeente Goes het veelvuldige van dit bedrag. Verder zijn er meerdere manier om aan een dergelijk laag bedrag binnen te halen. Daarom is een drempelbedrag ingevoerd.

Voor alle kosten

Subsidie is een tegemoetkoming in de kosten van een activiteit. Om deze reden is het niet de bedoeling dat alle kosten van activiteit via subsidie vergoed worden.

In of gericht op inwoners van Goes

De activiteit waarvoor subsidie wordt gevraagd moet in de gemeente Goes plaatsvinden en/of specifiek gericht zijn op de inwoners van de gemeente Goes. Het hoeft niet zo te zijn dat alleen inwoners van Goes de activiteit kunnen bezoeken.

Voorbeelden:

1. De organisator van de jaarlijkse intocht van Sinterklaas vraagt subsidie. Deze activiteit vindt in Goes plaats en is gericht op de inwoners van de gemeente Goes.
2. Een speelotheek die gevestigd is in Kapelle vraagt subsidie aan bij het college van Goes omdat een deel van de gebruikers uit Goes komen. Aanvrager is niet in Goes gevestigd en de activiteit is ook niet specifiek op de Goese inwoners gericht.

Niet voldoet aan de (nadere) regels

Als de aanvraag niet voldoet aan regels die zijn gesteld om voor subsidie in aanmerking te komen, dan moet de subsidie worden geweigerd. Dit artikel is een vangnet-artikel. Is er een specifieke andere weigeringsgrond waarop een aanvraag geweigerd moet worden, kan moet je deze grond gebruiken. Een aanvraag kan daarnaast ook in strijd zijn met hetgeen bepaald is in de nadere regels subsidie.

Subsidie is niet bedoeld om de contributie kunstmatig laag te houden. Daarom worden bij subsidie voor verenigingen veelal drempelbedragen opgenomen. Bijvoorbeeld € 15 contributie per maand voor
een volwassen lid van een sportvereniging. Als de contributie voor een volwassen lid van een voetbalvereniging maar € 5 per maand is, dan is dit geen redelijk bedrag en dan draagt de subsidie eraan bij dat deze kennelijk nog zo laag kan zijn. De subsidie moet dan geweigerd worden. Activiteiten die niet gesubsidieerd worden Als de activiteit een politieke, godsdienstige of levensbeschouwelijke boodschap heeft, wordt de aanvraag geweigerd.
 

Voorbeeld: Een politieke partij vraagt subsidie voor hun politieke campagne voorafgaand aan de gemeenteraadsverkiezingen. Deze moet dus geweigerd worden.

Niet past binnen beleid of doelstellingen

De subsidieverlening past niet binnen of draagt onvoldoende bij aan het beleid en de doelstellingen van de gemeente Goes.

Voorbeeld: Artsen zonder grenzen vraagt subsidie aan het college voor haar activiteiten. Artsen zonder grenzen doet heel goed werkt, alleen dit is geen doelstelling van de gemeente Goes. Subsidie moet daarom worden geweigerd. Dit geldt voor alle landelijke goede doelen.

In strijd met de wet of openbare orde

De doelstellingen die de aanvrager beoogt of activiteiten zal ontplooien zijn in strijd met de wet, het algemeen belang of de openbare orde.

6. Subsidie beëindigen

Net als het starten van het verstrekken van subsidie aan een instelling, kan ook een subsidierelatie worden beëindigen. Veranderde omstandigheden of gewijzigde inzichten kunnen hiervoor de aanleiding zijn. Het bestuur heeft dus beoordelingsruimte. De beslissing hiertoe moet natuurlijk wel goed worden gemotiveerd. Bij het beëindigen moet wel beoordeeld worden of de subsidie direct gestopt kan worden of dat het college de subsidierelatie geleidelijk moet afbouwen.

In de wet is bepaald dat als een subsidieontvanger voor drie of meer achtereenvolgende jaren subsidie is verstrekt voor dezelfde of in hoofdzaak dezelfde voortdurende activiteit, de weigering alleen toelaatbaar is met inachtneming van een redelijke afbouwperiode.

Wat een redelijke afbouwperiode is, is afhankelijk van de omstandigheden. Welke omstandigheden kunnen dit dan zijn? De instelling is wel of niet afhankelijk van de subsidie. Krijgt de instelling alleen subsidie van Goes of ook van andere instellingen. Daarnaast is ook bepalend wat het bedrag aan subsidie is in relatie tot andere inkomsten van de instelling. Is de subsidie maar 5% van de exploitatiebegroting dan kan direct gestopt worden. Is de instelling voor 80% van de exploitatiebegroting afhankelijk van subsidie
dan is een afbouwregeling van 3 tot 4 jaar noodzakelijk. Met andere woorden; hoe afhankelijk is de instelling van de subsidie van Goes? De instelling heeft allerlei langlopende contracten en personeel in dienst. De instelling kan dan niet direct stoppen met de gesubsidieerde activiteiten. De instelling moet de gelegenheid krijgen om haar bedrijfsvoering daarop aan te passen. Een overgangsperiode van 3 tot 4 jaar is dan noodzakelijk.